Zelfstandigen in hoofdberoep kiezen vaak voor gescheiden rekeningen. Zelfstandigen in bijberoep, die bijvoorbeeld slechts af en toe een opdracht aannemen of sporadisch iets verkopen via een platform als Etsy, doen dit niet altijd. Dat laatste lijkt een goed idee, tot je boekhouding een warboel wordt en je niet meer weet of die uitgave nu voor je zaak of voor jezelf was. De zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden houden, is dan ook essentieel. Dit is ook het geval als je net begonnen bent met een eigen onderneming.
Een heldere kijk op je zaak
De eerste en misschien wel belangrijkste stap indien je start als ondernemer? Zorg voor een aparte bankrekening voor je onderneming. Zelfs als je een eenmanszaak hebt, is dit absoluut aan te raden. Door je inkomsten en uitgaven via een aparte rekening te laten verlopen, hou je meteen het overzicht. Je ziet exact hoeveel je verdient, welke kosten je maakt en hoeveel btw je moet afdragen. Het is een van de redenen waarom ook de fiscus dit vaak van jou verlangt (zie verder). Dit hoeft niet eens veel moeite te kosten: een online zakelijke rekening openen, is eenvoudiger dan ooit tevoren. Je hoeft er niet voor naar een kantoor te gaan en alles wordt razendsnel voor jou geregeld. Bij banken zoals BNP Paribas Fortis kun je als beginnende ondernemer zelfs rekenen op voordelige starterspakketten. Een extra voordeel: via een zakelijke rekening krijg je meteen ook toegang tot professionele diensten die verder gaan dan alleen betalingen ontvangen en uitvoeren.
Geen fiscale verwarring
Een van de grootste criticasters van het vermengen van privé en professioneel geld is misschien wel de fiscus. Wie zijn zakelijke kosten betaalt met zijn privékaart – of omgekeerd – riskeert verwarring bij een controle. En dan kan de fiscus beslissen om bepaalde uitgaven uit het aanslagbiljet te weren, waardoor je meer belastingen betaalt. Bovendien is het zonder gescheiden rekeningen sowieso al moeilijk om je beroepskosten correct aan te geven. Vergeet daarnaast niet dat de fiscus toegang moet krijgen tot je bankuittreksels. Als je privé en zakelijk met elkaar vermengt, betekent dit ook dat je een stukje privacy opgeeft. Dit is iets waar onder meer UNIZO terecht voor waarschuwt. Verder zal je boekhouder je dankbaar zijn als je alles netjes gescheiden houdt. Een duidelijke stroom van inkomsten en uitgaven voorkomt fouten, versnelt de aangiftes en geeft jou zelf meer rust. Je hoeft niet elke maand je bankafschriften uit te vlooien op zoek naar die ene aankoop die misschien voor je zaak was. En je boekhouder, met zijn welbekende uurtarieven, hoeft het ook niet voor jou te doen.
Contant geld of vage betalingen? Niet doen
Wie met contant geld werkt, komt nog sneller in de problemen. Ook privé zul je wellicht eens contant geld afhalen en dat kan de verwarring alleen maar groter maken. Gebruik bij voorkeur digitale transacties in combinatie met een zakelijke rekening. Koppel je zakelijke rekening bovendien aan je boekhoudsoftware. Zo bouw je een betrouwbare financiële geschiedenis op, wat handig is als je ooit een lening wil aanvragen of wil groeien met je zaak. Een nieuwe zakelijke laptop, bureaustoel of printer? Betaal het met je zakelijke rekening en bewaar het aankoopbewijs. Een nieuwe laptop voor de kinderen of inktpatronen voor op hun kot? Betaal het met je privérekening. Zo weet je exact wat je fiscaal al dan niet mag inbrengen en voorkom je nodeloze discussies met de fiscus.
Professioneel van bij het begin
Veel starters denken dat een zakelijke bankrekening later wel komt en dat er helemaal geen haast is. Echter, het is net in de eerste fase van het ondernemerschap dat structuur het meeste verschil maakt. Als je gewoon vanaf dag één je inkomsten via een aparte rekening laat lopen, hoef je later niets meer recht te trekken. En je komt meteen professioneel over bij klanten en leveranciers. Dat is belangrijk, want net nu moet je die mensen overtuigen. Ga je iets opstarten? Denk dan niet alleen aan je website, producten of uurtarief, maar ook aan hoe je je geldzaken organiseert. Want overzicht staat gelijk aan controle. En controle betekent minder stress, betere beslissingen en uiteindelijk ook een gezondere zaak.
Foto: Pexels
